Procesondersteuner/ Managementassistent

Opdracht

Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Werkzaamheden

De tijdelijke procesondersteuner/managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner. In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen;
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling;
• Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag);
• Beheer van de gezamenlijke mailbox;
• Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM;
• Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto;
• Meedenken over procesverbeteringen;
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering);
• Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem;
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief;
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem;
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.;
• Postbeheer.

Eisen

• Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning.
• Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving.
• Uurtarief maximaal € 85,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee Flextender.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met complex agendebeheer, vergaderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie.
• Persoonlijke motivatie waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht.

Opleidingen: MBO

Werkzaamheden

• De tijdelijke procesondersteuner/managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner.
• In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd: Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen;
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling;
• Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag);
• Beheer van de gezamenlijke mailbox;
• Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM;
• Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto;
• Meedenken over procesverbeteringen;
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering);
• Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem;
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief;
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem;
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.;
• Postbeheer.

Competenties

• Organisatorisch sterk: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen.
• Planvaardig: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen.
• Kan prioriteiten stellen: weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.
• Stressbestendig: blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.
• Communicatief vaardig: communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega’s en externe partijen.
• Proactief: ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management.
• Zelfstandigheid: pakt taken zelfstandig op en handelt vooruit met oog voor afstemming met procesondersteuners en management.
• Integer: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen.
• Discreet: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen.

Over de werkgever

Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.