Managementassistent Programmabureau Industriecluster Rotterdam - Moerdijk (PROMO)

Voor de ondersteuning van het programmabureau wordt gezocht naar een Managementassistent Programmabureau. De managementassistent ondersteunt de directeur, de clusterregisseur en het programmabureau op het gebied van agendabeheer, organisatie en communicatie.

De managementassistent draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van bestuurlijke overleggen, directeurenoverleggen, clusteroverleggen, bijeenkomsten, werkbezoeken en communicatie-uitingen. Daarmee wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan het functioneren van het programmabureau en de samenwerking tussen de verschillende partners binnen het cluster.

Tot de werkzaamheden behoren het beheren van agenda's en afspraken van de directeur en de clusterregisseur, alsmede het bieden van organisatorische en logistieke ondersteuning bij de voorbereiding van overleggen zoals de Clustertafel, het Versnellingshuis, directeurenoverleggen en overige bestuurlijke bijeenkomsten. Daarnaast verzorgt de managementassistent de planning van afspraken en vergaderingen ten behoeve van PROMO.

Verder is de managementassistent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van themabijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken. Hieronder vallen onder meer de voorbereiding, het versturen van uitnodigingen, deelnemersregistratie, logistieke afstemming en ondersteuning tijdens de uitvoering van deze activiteiten.

Ook ondersteunt de managementassistent de communicatie van het programmabureau. De werkzaamheden omvatten het beheren en actualiseren van de PROMO-website, het opstellen en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen en overige communicatiemiddelen, evenals het bijdragen aan een professionele en actuele informatievoorziening richting stakeholders.

Kerntaken

• Agendabeheer en afspraakcoördinatie voor de directeur en clusterregisseur.
• Organisatie en coördinatie van vergaderingen, bijeenkomsten en werkbezoeken.
• Ondersteuning van de communicatieactiviteiten van PROMO.
• Beheer en actualisatie van de PROMO-website en het publiceren van nieuwsberichten.

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent, secretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directieleden, managers of bestuurders.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het organiseren en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel.
• Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR (voor aanvullende informatie zie tekst veld arbeidsvoorwaarden)
• Inschrijvingen waarin een ZZP'er wordt aangeboden (zowel rechtstreeks als via een tussenpartij) komen niet in aanmerking.

Wensen

• De kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een programmabureau, projectorganisatie of samenwerkingsverband met meerdere stakeholders, is een pré.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het schrijven en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen of andere communicatie-uitingen, is een pré.
• HbR hanteert voor deze aanvraag een richtlijntarief binnen een range van € 60,00 – € 80,00 per uur (2 Punten)Het aangeboden tarief valt binnen de aangegeven bandbreedte (1 Punten)Het aangeboden tarief is hoger dan de aangegeven bandbreedte (0 Punten)
• Kandidaat is beschikbaar voor een (digitaal) kennismakingsgesprek op vrijdag 9 oktober tussen 09:00-12:00u

Over de werkgever

Havenbedrijf Rotterdam
Havenbedrijf Rotterdam is de drijfveer achter de vitale infrastructuur van Nederland en de grootste haven van Europa. Onze digitale ambitie is zeer groot: wij willen de slimste haven ter wereld zijn! Wij zien een toekomst waarbij we gebruik maken van de nieuwste technologieën om onze operationele processen zeer flexibel en zeer efficiënt te maken. Waar medewerkers van het Havenbedrijf kunnen excelleren en de wereldwijde logistiek het beste kunnen begeleiden.    

Programmabureau Industriecluster Rotterdam-Moerdijk (PROMO)
Het Programmabureau Rotterdam-Moerdijk (PROMO) ondersteunt de samenwerking tussen industrie, havenbedrijven, netbeheerders, overheden en het Rijk bij de uitvoering van de energie- en grondstoffentransitie in het cluster Rotterdam-Moerdijk. Het programmabureau ondersteunt daarbij tevens de onafhankelijke clusterregisseur van het cluster Rotterdam-Moerdijk, die binnen het Nationaal Programma Verduurzaming Industrie (NPVI) een belangrijke rol vervult als verbindende schakel tussen het cluster, de regio en de Rijksoverheid. Het programmabureau draagt bij aan het versnellen van verduurzamingsprojecten door het verbinden van partijen, het bewaken van voortgang, het ondersteunen van de clusterregie en het organiseren van bestuurlijke samenwerking.

Meer informatie:
https://www.cluster-promo.nl/promo
https://www.verduurzamingindustrie.nl/default.aspx