Directiesecretaresse

Welke uitdaging ga je aan?

Ben jij accuraat, organisatiesensitief, weet jij van aanpakken en kan jij goed prioriteiten stellen in aansluiting op de werkwijze van de Directeur Behandelzaken en de Directeur Algemene Zaken? Dan zoeken wij jou! Voor onze directie van zorgfunctie Herstelvoorzieningen zoeken wij tijdelijke ondersteuning in de vorm van een directiesecretaresse, die de directeuren ontzorgt zodat zij zich kunnen focussen op hun taken binnen onze organisatie. Als directiesecretaresse heb je een breed scala aan werkzaamheden, waarmee je een belangrijke bijdrage levert aan het operationeel functioneren van de directie. Je ontzorgt de directie. Dit doe je in samenwerking met jouw collega-directiesecretaresses, zodat jullie in staat zijn om elkaar op hoofdlijnen waar te nemen en taken over te nemen en daarmee de continuïteit van de ondersteuning te borgen. Deze tijdelijke inzet is nodig ter vervanging van een collega die momenteel afwezig is. Voor deze inzet zoeken we per direct een nieuwe collega die in ieder geval tot eind januari beschikbaar is.

• Je beheert en bewaakt de complexe agenda van jouw directie;
• Je voert zelfstandig correspondentie;
• Je beheert de mailbox, stelt prioriteiten en verzorgt de opvolging;
• Je bereidt in samenwerking met jouw directie vergaderingen voor, zorgt voor een goede agenda en verslaglegging en bewaakt de actielijsten;
• Je draagt zorg voor optimaal documentbeheer;
• Je plant en organiseert in- en externe bijeenkomsten, vergaderingen, heidagen, managementdagen;
• Je assisteert bij projecten;
• Je verzorgt interne communicatie.

Wie ben jij?

Om de functie van directiesecretaresse goed uit te kunnen voeren heb je uitstekende communicatieve vaardigheden en ben je in staat prioritering aan te brengen in zowel interne als externe verzoeken. Je kan goed samenwerken op verschillende niveaus en je bent proactief. Je bent een collegiale teamspeler, je hebt oog voor lief en leed, en functioneert goed onder hoge druk. Ook ben je per direct (medio april) beschikbaar tot in ieder geval januari 2027. Je bent vakkundig, een snelle denker met veel werkervaring en je bent in staat jezelf schriftelijk goed uit te drukken. Je hebt natuurlijk overwicht, verbindend vermogen en communiceert makkelijk. Je bent organisatiesensitief, en kunt feilloos prioriteiten bepalen.

• Hbo werk- en denkniveau en je hebt een afgeronde secretaresseopleiding;
• 2 tot 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• Geavanceerde kennis van MS 365/Office en beheersing van IBabs is gewenst.

Waar ga je werken?

Je werkt voor de directeur Algemene Zaken en de directeur Behandelzaken van zorgfunctie Herstelvoorzieningen. De directie stuurt de managementteams aan. Als directiesecretaresse maak je onderdeel uit van deze managementteam. Je standplaats is Leiden.

Herstelvoorzieningen

Onze zorgvisie is herstelgericht en sluit zoveel mogelijk aan bij de leefwereld van de cliënt en diens naasten. We richten ons niet alleen op wat ontbreekt of moeilijk is, maar juist op de krachten, talenten en mogelijkheden die er wél zijn. Binnen onze herstelvoorzieningen stimuleren we zelfredzaamheid en eigen regie, zodat cliënten stap voor stap kunnen bouwen aan een leven dat aansluit bij hun persoonlijke doelen en dromen en volwaardig kunnen deelnemen aan de samenleving.